Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych kodów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich ustaleniach integracja KSeF dotyczy nie tylko przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dużą dokładnością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa też przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeżeli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały wcześniej przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem zamiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, w szczególności gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. Czasem niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a zdarza się, że wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze mieć świadomość tego, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się zatem nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, niemniej jednak także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, natomiast przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje także sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem zmienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, ale też sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają co więcej uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz sposobność utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy szukać rozwiązania dla niekonwencjonalnego przypadku.
Warto zobaczyć: integracja z KSeF.