Sposób pracy z fakturami coraz częściej zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego szczegółu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze użycie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów lub inne rozwiązania używane w biznesie.
Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast tożsamy w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności często pojawiają się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeżeli już sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są aktualnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest też to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed dalszym przetwarzaniem. Jeżeli system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które przedtem funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były kontrolowane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i należycie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeżeli już operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego kłopotu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane automatycznie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest także wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki odcinek da się stworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy kształtowaniu procesu warto również przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został wykreowany, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne zwłaszcza wówczas, gdy prędzej czy później trzeba wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Zobacz również: KSeF integracja.