Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Zupełnie inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania dobrze pozostawić należycie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto przedtem ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca świetnie sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy priorytetową uwagę przyciąga wygląd sali. Jeśli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa także temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, w szczególności gdy ma bardzo duże przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i wymiany powietrza. Nie powinno się też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana przeciwnie niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, ale też ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań świetnie zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć przeróbek w ostatniej chwili.
Istotna jest także organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część potrzebnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany także pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeśli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Identycznie wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji ważne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, ale też jak funkcjonuje wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Warto zobaczyć: organizacja wesela pod Warszawą.